6.1 Uspješno upravljanje vremenom kroz dobru prioritizaciju i fokus

Sljedeća važna izjava je ona Stephena R. Coveyja: „Ključ je u tome da ne prioritiziramo stvari koje su već u našem rasporedu, nego da naše prioritete stavimo u raspored.“ ...a onda ćemo ostale zadatke dodati naknadno. Događa nam se da nam raspored popune aktivnosti i zadatci koji nisu najvažniji, ali su možda hitni pa uvijek nedostaje vremena za bavljenje onim što je bitno, ali nije možda toliko hitno. To može dovesti do toga da lideri samo „gase požare“ i sudjeluju previše u operativi.   

Pročitajte sljedeće sugestije kako prioritizirati ono najvažnije i kvalitetnije upravljati vremenom:

• uzmite 30 minuta tjedno za sebe i definirajte kojih je to 3 - 5 najvažnijih stvari koje vi i vaš tim trebate obaviti idući tjedan da biste bili učinkoviti, napravite raspored ovih zadataka u idućem tjednu i unesite ih u kalendar. Kada ste popunili kalendar ključnim aktivnostima na tjednoj bazi i dnevnoj bazi, možete popuniti ostatak svog kalendara. Ovih 30 minuta tjedno upišite u kalendar kao ponavljajući vremenski period dediciran za vaše planiranje. 

• napravite dnevni plan aktivnosti kako biste imali fokus na prioritete, a na kraju svakog dana napravite desetominutnu refleksiju, označite zadatke koje ste riješili, a one koje niste, prebacite na drugi termin. 

• u svoj raspored svakako dodajte i razvojne aktivnosti – sastanak s mentorom, coachem, edukaciju, čitanje literature ili slušanje podcasta. Također, razvojne aktivnosti planirajte i za svoj tim.  

• redovito punite svoje baterije - ako kontinuirano ulažete energiju u posao bez toga da tu energiju ponovo nadopunite, na kraju ćete biti manje učinkoviti. Osigurajte si dobar san, zdravije se hranite, krećite se i tako smanjite nivo stresa te, najvažnije od svega, provodite vrijeme sa svojom obitelji i prijateljima.  

Otvoreno razgovarajte s drugima o svojim prioritetima, jer to može pomoći u nekoliko situacija:

• osjećat ćete se odgovornijima za svoje ciljeve, jer ste ih izrekli naglas 

• možete utjecati na druge da se fokusiraju na isti način 

• iako znate što je važno vašem nadređenom, pomaže da provjerite jeste li usklađeni. Kada dobijete novi zadatak, razjasnite zajedno gdje da ga smjestite na vašu listu prioriteta – to pomaže da osvijestite i vi i nadređeni sve zadatke kojima žonglirate. Npr.: 

   

  Želim biti siguran da prioritiziram ispravno. Do kad je rok? Imam još dva važna zadatka, možda ću morati prilagoditi rokove, ako ovo preuzmem odmah.  

   

• često lideri govore kako nemaju usklađene ciljeve s kolegama unutar organizacije. Pitajte kolege za njihove ciljeve i možete li se osloniti na njihovu pomoć te ponudite svoju pomoć i suradnju.  

• naučite reći NE zahtjevima koji nisu u skladu s vašim ciljevima ili ne predstavljaju optimalno korištenje vašeg vremena. Razmišljajte ovako:  

   

  Reći NE je zapravo način da kažete DA, sebi i onome što je vama najvažnije.

   

Sada, kad smo kao lideri odabrali naše prioritete, tj. one aktivnosti koje su najvažnije, trebamo moći zadržati fokus na njima. U tome će liderima najviše pomoći uspostavljanje rutine. Zašto je dobra rutina: 

• osigurava ravnotežu posao - život 

• omogućuje najbolju kognitivnu i emocionalnu kondiciju 

• kada posao prestaje (uvijek ima posla), imamo vremena za privatni život 

• smanjuje se prekovremeni rad 

• možemo se fokusirati na kvalitetu, a ne samo na kvantitetu 

• maksimizirat ćemo osam radnih sati. 

Ako osiguramo rutinu, bit ćemo produktivniji i samostalno i kao tim. Osigurat ćemo predvidljivost sebi i svim članovima tima i moći ćemo se bolje fokusirati. Za fokus je zapravo bitno kako funkcionira naš mozak. Gubitak fokusa događa se zato što naš mozak mora premještati pažnju prema svakoj novoj informaciji i pritom gubimo energiju, umaramo se, i na kaju dana osjećamo frustraciju radi toga što nismo uspjeli ostati fokusirani na najvažnije zadatke. Važno je znati da će naš mozak uvijek odabrati onaj najlakši zadatak kako bi čim prije dobio pozitivnu povratnu informaciju ili gratifikaciju. 
 
Zapitajte se što radite prvo kad dođete na posao? 
 
Većina ljudi na ovo pitanje odgovara s - odgovaram na e-poruke. A je li to zaista najvažnije s čime bismo trebali započeti dan? Ili postoje zahtjevniji i važniji zadatci za koje bi bilo dobro da ih se uhvatimo odmah na početku dana kad smo odmorni i puni energije. Stvar je u tome da mi osjećamo ugodu kad smo jednostavno i lako već u prvih sat vremena radnog dana odgovorili na pet e-poruka koje možda nisu niti hitne, niti bitne. Važno je da u danu prvo rješavamo ono što je najzahtjevnije i što traži najviše našeg truda.

Tijekom dana, kako bismo osigurali fokus, važno je imati ravnotežu između posla i pauze. To možemo osigurati korištenjem nekih od sljedećih tehnika:  
 
Pomodoro tehnika: 

• rad traje 25 min/pauza je 5 min 

• u pauzi je vrijeme za istezanje i hidrataciju 

• nakon 4. perioda, pauza je 15 minuta ili više.  

“52/17” tehnika: 

• rad traje 52 min/pauza je 17 min 

• 100 % pažnje na rad unutar zadanog vremena, fokus je nešto završiti  

• odmor treba biti bez podsjetnika na posao. 

„Pulse & Pause” tehnika (rad =,,pulse” i  odmor =,,pause”):

• rad traje 90 min/pauza 10 - 15min  

• ljudi prirodno mijenjaju fokus i pada im energija fiziološki svakih 90 minuta te postoji potreba za odmorom i oporavkom.  

Kako bi dugoročno osigurali kvalitetan fokus i prioritizaciju, neki menadžeri prepoznali su korist takozvanog nedodirljivog dana tjedno. Na taj dan:  

• nema sastanaka i planiranih poziva 

• omogućuje se vrijeme za pripremu sljedećeg tjedna i prioritizaciju zadataka 

• to je vrijeme za kreativan rad, čitanje, istraživanje 

• vrijeme za edukaciju  

• vrijeme za neformalnu komunikaciju s kolegama. 

Uvođenje ovakvog dana poboljšava fokus i produktivnost. Sam dan koji odredimo može biti svaki tjedan drugi, ali je potrebno da u svakom tjednu odvojimo nedodirljivo vrijeme. Ako je uzeti cijeli dan nemoguće, može se početi i s četiri sata. Svakako je potrebno dogovoriti nedodirljivi dan s nadređenima, članovima tima i kolegama.